Knowledge Management

Definisi Knowledge Management :

Knowledge management adalah aktivitas menemukan, mendapatkan, sharing, dan 

menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan biaya efektif dampak dari pengetahuan 
terhadap pencapaian tujuan organisasi. 

KM terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. KM membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan mengenai diskusi tersebut. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran seseorang secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. 

Dalam konteks secara umum, pelaksanaan KM menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang didapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya indonesia lebih cenderung pada budaya lisan. Orang Indonesia belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang dialami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.

Pentingnya Knowledge Management : 

KM dipandang penting, karena implementasinya memberi manfaat pada bidang operasi dan pelayanan, dapat meningkatkan kompetensi individu, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta pengembangan produk. Sebuah contoh betapa pentingnya peran KM adalah apabila perusahaan menghadapi kasus pengunduran diri dari karyawan yang memiliki knowledge menonjol, sementara pada saat itu belum ada transfer knowledge bagi penggantinya. Bisa terjadi kepindahan karyawan itu diikuti dengan kepindahan pelanggan. Bagi organisasi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasinya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan bukan pada  sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan sehari-hari mereka. Manajemen pengetahuan berhubungan erat dengan memori organisasi sebagai gudang pengetahuan. Berdasarkan kepentingan tersebut maka pemanfaatan media secara inovatif akan menjadi jembatan komunikasi yang sanggup mengajak masyarakat menyampaikan aspirasinya dan merasakan nikmatnya berdemokrasi. E-Government diharapkan tidak menjadi produk pemerintah dengan pemerintah dengan persepsi minus di mata masyarakat, untuk itu maka dibutuhkan pembentukan media pendukung lainnya supaya tercipta rangkaian media yang dapat membangun iklim keterbukaan yang sebenarnya. Untuk itu maka departemen-departemen yang di pemerintahan perlu menerapkan Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dalam Upaya Implementasi Konsep E-Government, sehingga dapat terwujud transfaransi terhadap masyarakat, layanan yang cepat, (faster), baik (better), dan murah (cheap).

Model Manajemen Pengetahuan :

Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.

Nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi pengetahuan :

sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi.Masing-masing proses melibatkan perubahan satu bentuk pengetahuan (tacit atau explicit) ke bentuk pengetahuan lain (tacit atau explicit). Model ini memfokuskan pada persoalan penting pada bagaimana pengetahuan dapat diciptakan melalui pembagian keorganisasian dan menjadi berguna untuk

mengidentifikasi dan menilai aktifitas-aktifitas penting tertentu dalam manajemenpengetahuan.

Model lain, yang dikemukakan oleh Oluic-Vukovic (2001) menguraikan 5 langkah : 

dalam rantai pemrosesan pengetahuan: pengumpulan, penyusunan, penyaringan,penyampaian dan penyebaran. Model ini melingkupi lebih lengkap lagi cakupan aktifitas yang dilibatkan dalam aliran pengetahuan organisasi. Hampir menyerupai proses siklus hidup informasi yang menyarankan sekali lagi aspek yang saling berhubungan dari Information Management dan Knowledge Management.

Fungsi Knowledge Management : 

Menurut Frappaolo dan Toms (2000), fungsi aplikasi knowledge management 

dalam suatu organisasi ada lima, yaitu sebagai berikut :  

a. Intermediation: yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan 

pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan 

pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan 

demikain, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien. 

b. Externalization: yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat 

penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. 

Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan. 

c. Internalization: adalah “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat 

penyimpanan eksternal, dan menyaring pengetahuan tersebut untuk disediakan 

bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam 

bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup 

interpretasi dan/atau format ulang penyajian pengetahuan. 

d. Cognition: adalah fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan 

atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan 

yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu. 

e. Measurement: yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur, 

memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari 

solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, 

untuk mengelola pengetahuan itu sendiri. 

Knowledge Management Evolution : 

–        1^st Generation:

•         “if we only knew what we know”  IT

–        2^nd Generation:

•         “if we only knew who knows about….”  PEOPLE

–        3^rd Generation:

•         “if we could only organize our knowledge….”  CONTENT

Scope dari Knowledge Management yaitu :

Tahapan perkembangan knowledge management :

Menurut Minonne dan Turner (Minonne & Turner, 2009), ada 5 (lima) tahapan dari pengembangan dan implementasi Knowledge Management System, yaitu :

•Stage 1

Pada stage 1 ini, dasar dari knowledge management sudah mulai dimengerti. Perbedaan antara knowledge management dengan information management sudah mulai dimengerti dengan jelas oleh beberapa divisi di perusahaan.

•Stage 2

Pada stage 2 ini, program knowledge management sudah mulai dijalankan secara resmi. Dukungan-dukungan dari divisi-divisi dan unit kerja di dalam perusahaan sudah mulai terlihat, dan model dari knowledge management sudah ditetapkan. Diharapkan struktur dari knowledge yang ada di dalam perusahaan sudah mulai terbentuk, dengan harapan akan adanya knowledge-knowledge baru yang masuk ke dalam repository knowledge perusahaan. Dan beberapa metric pengukuran kualitatif mulai digunakan untuk mengawal implementasi knowledge management lebih lanjut di dalam perusahaan.

•Stage 3

Pada stage 3 ini, personil-personil dari tim knowledge management sudah ditetapkan, dan dana sudah dialokasikan untuk menjalankan proyek knowledge management. Pada stage 3 ini, aktivitas dari pengumpulan knowledge sudah memasuki tahapan knowledge innovation. Dalam tahap ini metric pengukuran yang hampir semuanya adalah kualitatif, ditambah beberapa metric pengukuran kuantitatif digunakan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi dari implementasi knowledge management.

•Stage 4

Pada stage 4 ini, knowledge management sudah menjadi bagian dari proses bisnis perusahaan. Knowledge dissemination mulai dilaksanakan, dan dipromosikan secara aktif di perusahaan. Gabungan antara metric pengukuran kualitatif dan kuantitatif digunakan dalam stage 4 ini untuk mengukur efektivitas dan efisiensi dari implementasi knowledge management, pertimbangan untuk arah perusahaan ke depannya.

•Stage 5

Pada stage 5 ini, knowledge management sudah menjadi bagian dari strategi pengembangan perusahaan. Pada stage 5 ini, perusahaan mulai mengimplementasikan knowledge automation, yang menggunakan sistem dan teknologi informasi secara maksimal untuk mengotomatisasi proses pengembangan knowledge. manajemen asset knowledge perusahaan. Metric pengukuran atau KPI (Key Performance Indicator) kualitatif dan kuantitatif digunakan untuk mengukur kinerja dari sistem knowledge management, dan mengukur efektivitas dan efisiensi dari strategi knowledge management yang diimplementasikan oleh perusahaan.

Menurut Santosus dan srmach (2001), serta Beijerse (1999) keuntungan KM :

·         Meningkatkan inovasi dengan mendorong keluarnya ide-ide baru
·         Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan menyingkatkan response time
·         Meningkatkan tingkat retensi karyawan dengan mengenali nilai dari karyawan
·         Mengurangi operator dan menekan biaya dengan menghilangkan efisiensi
·         Meningkatkan posisi dalam pasar dengan lebih cerdas dalam pasar
·         Meningkatkan keberlangsungan perusahaan
·         Meningkatkan persainga kelompok
·         Membuat karyawan professional semakin efisien dan efektif
·         Menyediakan dasar yang lebih baik dalam pembuatan keputusan seperti membuat atau             membeli tekhnologi atau merger
·         Meningkatkan komunikasi antar pekerja
·         Meningkatkan sinergi antar pekerja
·         Memastikan knowledge pekerja tinggal dalam perusahaan
·     Membuat perusahaan fokus pada core business dan knowledge penting dalam        perusahaan

Prinsip-prinsip Knowledge Management :

Di dalam KM dikenal prinsip-prinsip yang disebut tacit dan eksplisit. 

Jenis pengetahuan tacit :

1.      Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui.

2.      Tacit yang ada di dalam sekelompok orang yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu.

Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola, mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya. Ini terjadi karena diantara mereka ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis.

Pengetahuan Eksplisit :

Kalau pengetahuan yang sifatnya tacit ini kemudian dikeluarkan, ditulis atau direkam, maka sifatnya lantas menjadi eksplisit. Bentuk pengetahuan ekspisit ini berupa :

1.      Bentuk eksplisit yang dimiliki secara pribadi. Biasanya dalam bentuk catatan, buku harian, alamat teman, fotokopi dan segala bentuk eksplisit yang disimpan perorangan secara pribadi.

2.      Bentuk eksplisit yang dipakai bersama-sama oleh sekelompok orang dalam bentuk tulisan tangan sampai internet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang di-share atau dibagikan agar dapat dikses oleh banyak pihak.

Kegiatan Manajemen Pengetahuan atau KM adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dari eksplisit jadi tersimpan. Semua prosesproses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, social, politik dan lain-lain. KM mengurus dalam konteks inovasi, perubahan dan dokumentasi.

Knowledge management dibangun melalui empat pilar proses yaitu:

1. Penciptaan pengetahuan : saat pengetahuan baru diciptakan melalui proses inovasi

2. Transfer pengetahuan : saat menyamakan tingkat pengetahuan melalui transfer pengetahuan.

3. Penggunaan pengetahuan : saat pengetahuan digunakan dalam organisasi.

4. Penyimpanan pengetahuan : saat menyimpan pengalaman saat ini dan yang telah lalu untuk pemanfaatan atau penciptaan pengetahuan baru di masa depan.

Core Proses memiliki 6 tahapan dalam membangun Knowledge management yaitu :

· Identification: Tahapan awal dimana perusahaan dituntut secara lengkap untuk dapat mengidentifikasi Knowledge Management yang dimilikinya. Dapat juga dikatakan sebagai identifikasi secara menyeluruh yang dimiliki perusahaan. Ini merupakan tahapan terpenting karena hasil identifikasi lahan ataupun bidang  yang akan kita kelola.

·   Acquisition: Pada tahap ini dituntut untuk dapat mengidentifikasi keadaan sekitar atau keadaan luar perusahaan yang berguna dan untuk dapat dimanfaatkan dalam mengembangkan kemampuan Knowledge perusahaan. Langkah/tahapan ini disebut juga dengan analisa pasar yaitu bagaimana agar dapat memanfaatkan peluang yang ada dipasar secara kreatif dan mengetahui tingkat persaingan.

·  Development: Tahapan dalam membangun dan mengelola knowledge yang telah diidentifikasi baik internal maupun eksternal perusahaan, yaitu berupa : memecahkan permasalahan/memberikan solusi, menciptakan produk,skill, dan lebih menerapkan proses yang efisien.

· Sharing/Distribution: Tahapan dalam mengelola knowledge yang telah dibangun dengan menggunakannya seefektif mungkin dan secara merata dalam suatu organisasi atau perusahaan. Pengelolaan knowledge tersebut dapat berupa : cara pemanfaatannya, hak akses penggunaanya, penyampaian/transfer sehingga knowledge berkembang untuk memajukan organisasi maupun perusahan.

·  Utilization: Tahapan untuk menjaga efektifan dari knowledge yang digunakan dalam menjaga kestabilan dan target perusahaan. Sehingga memonitor dan menganalisa tingkat kemanjuan dan kemunduran perusahaan dan memperbaiki metode salah yang digunakan.

·   Retention : Tahapan dalam memastikan knowledge yang dimiliki agar tidak hilang/tetap dalam perusahaan dan memanfaatkannya sebagai knowledge yang dapat meningkatkan proses dan efektif untuk digunakan dalam organisasi maupun perusahaan tersebut. Tahapan ini dapat seperti inovasi-inovasi untuk memenuhi kebutuhan publik.

·